Wiele osób próbuje oddać część pracy, a po dwóch tygodniach wraca do starego układu, bo „szybciej zrobię to sama”. Zwykle problem nie leży w osobie, której przekazujemy zadania, tylko w tym, jak je przekazujemy.
Dlaczego delegowanie często nie działa
Najczęstszy scenariusz wygląda tak: masz za dużo na głowie, zatrudniasz kogoś do pomocy, przekazujesz zadania na szybko, między spotkaniami. Nowa osoba robi to po swojemu, Ty poprawiasz, tłumaczysz od nowa i dochodzisz do wniosku, że więcej z tym pracy niż pożytku.
Tymczasem osoba z zewnątrz nie zna historii firmy, nie wie, który klient jest wymagający, a który potrzebuje szybkiej odpowiedzi, i nie ma pojęcia, gdzie leży logo w dobrej wersji. Wszystko, czego nie zapiszesz, będzie musiała zgadnąć albo zapytać.
Zanim zaczniesz: co warto oddać, a co zostawić sobie
Nie wszystko nadaje się do przekazania. Zostaw sobie decyzje strategiczne, relacje z najważniejszymi klientami i to, co jest sercem Twojej firmy: projektowanie, doradztwo, pracę z klientem. To powód, dla którego klienci wybierają właśnie Ciebie.
Oddaj natomiast wszystko, co jest potrzebne, żeby firma działała, ale nie wymaga Twojej wiedzy ani Twojego nazwiska. Koordynację wykonawców, publikację treści, pilnowanie terminów, przygotowanie materiałów do druku, porządek w dokumentach, odpowiedzi na powtarzalne pytania. Zwykle jest tego więcej, niż się wydaje.
Krok 1: Spisz, co naprawdę robisz
Przez tydzień zapisuj wszystkie zadania, nawet te drobne. Odpowiedź na maila od dostawcy, wrzucenie posta, przypomnienie grafikowi o terminie, sprawdzenie, czy przyszła faktura. Po tygodniu zobaczysz, ile rzeczy robisz automatycznie i ile z nich może przejąć ktoś inny.
Przy każdym zadaniu dopisz trzy informacje: jak często się powtarza, ile zajmuje i czy wymaga Twojej decyzji. Zadania powtarzalne, które nie wymagają decyzji, oddaj w pierwszej kolejności.
Krok 2: Opisz efekt, nie tylko czynność
„Wrzucaj posty na Facebooka” to czynność. „Na profilu mają pojawiać się dwa posty tygodniowo, zgodne z planem, z grafiką i opisem zaakceptowanym do piątku” to efekt. Kiedy osoba, której przekazujesz zadanie, wie, jaki ma być rezultat, może sama zdecydować o wielu szczegółach i nie musi pytać o każdy z nich.
Krok 3: Przygotuj dostępy i materiały
To etap, który zjada najwięcej czasu, jeśli nie zrobisz go od razu. Przed startem współpracy przygotuj:
- dostępy do kont, z których osoba będzie korzystać, najlepiej jako osobny użytkownik, a nie Twoje hasło,
- folder z logo, zdjęciami, cennikiem i najważniejszymi dokumentami,
- listę osób, z którymi będzie się kontaktować: grafik, drukarnia, księgowa, kluczowi klienci,
- przykłady tego, co uważasz za dobrze zrobione: wpis, mail, oferta.
Krok 4: Ustal, kto o czym decyduje
Najwięcej frustracji powstaje wtedy, gdy nie wiadomo, co osoba może zrobić sama, a co musi z Tobą skonsultować. Wystarczy prosty podział na trzy grupy:
- robię bez pytania, na przykład odpowiedzi na typowe pytania klientów, przypomnienia o terminach, publikacja zaakceptowanych treści,
- robię i informuję, na przykład zmiana terminu spotkania z dostawcą, drobne poprawki na stronie,
- pytam przed zrobieniem, na przykład wydatki, oferty dla nowych klientów, wszystko, co wychodzi pod Twoim nazwiskiem po raz pierwszy.
Krok 5: Jeden kanał ustaleń
Jeżeli część ustaleń jest w mailach, część na WhatsAppie, a część w notatkach z rozmowy, coś zawsze zginie. Wybierzcie jedno miejsce: arkusz, tablicę zadań albo nawet wspólny dokument. Ważne, żeby było jedno i żeby obie strony do niego zaglądały.
Dobrze sprawdza się też krótkie podsumowanie raz w tygodniu: co zrobione, co w toku, na co czekamy i od kogo. Dzięki temu nie musisz pytać, jak idzie.
Krok 6: Daj czas na rozruch
Pierwsze dwa, trzy tygodnie zawsze wymagają więcej Twojej uwagi. To normalne. Zamiast poprawiać po cichu, powiedz, co chcesz inaczej i dlaczego. Każda taka uwaga to informacja, której już nie trzeba będzie powtarzać.
Przykład z praktyki
Przy wprowadzaniu na rynek lakierni meblowej właściciel miał na głowie produkcję, klientów i pracowników. Stronę internetową, ulotki, baner, oklejenie samochodu i komunikację w social mediach przejęłam ja. Na starcie usiedliśmy na godzinę: spisałam, co już jest, czego brakuje, kto robi zdjęcia i kto odpowiada na telefony od klientów.
Ustaliliśmy prostą zasadę. O rzeczach, które wychodzą pod nazwą firmy po raz pierwszy, takich jak cennik, oferta dla firm czy projekt ulotki, właściciel decyduje sam. Wszystko inne, od rozmów z drukarnią po harmonogram postów, prowadzę ja i raz w tygodniu wysyłam krótkie podsumowanie. Dzięki temu właściciel wiedział, co się dzieje, ale nie musiał niczego pilnować.
Najczęstsze błędy przy delegowaniu
- Oddawanie zadań w biegu. Dwie minuty tłumaczenia na korytarzu oznaczają zwykle dwie godziny poprawek później.
- Oddawanie bez uprawnień. Jeżeli osoba musi pytać Cię o każdy wydatek na 20 zł albo o każde hasło, nie odciąży Cię, tylko dołoży Ci pytań.
- Poprawianie po cichu. Jeżeli sama lub sam poprawiasz to, co zostało zrobione, i nic nie mówisz, ten sam błąd wróci w przyszłym tygodniu.
- Oczekiwanie, że wszystko będzie zrobione dokładnie tak jak przez Ciebie. Ważny jest efekt. Droga do niego może wyglądać inaczej i to nie jest problem.
- Odbieranie zadań przy pierwszym potknięciu. Każda współpraca potrzebuje kilku tygodni, żeby się dotrzeć.
Kiedy warto oddać więcej niż zadania
Jeżeli zauważasz, że najwięcej czasu zabiera Ci nie wykonywanie zadań, tylko pilnowanie, planowanie i przypominanie innym, warto pomyśleć o osobie, która przejmie cały obszar. Tym zajmuje się online business manager: sam rozpisuje zadania, koordynuje wykonawców i przychodzi do Ciebie tylko z decyzjami, które naprawdę wymagają Twojego udziału. Więcej o różnicy przeczytasz we wpisie online business manager a wirtualna asystentka.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć, jeśli nigdy nikomu nie oddawałam lub nie oddawałem zadań?
Od jednego powtarzalnego zadania, które zajmuje Ci co najmniej godzinę tygodniowo i nie wymaga Twoich decyzji. Kiedy to zadziała, łatwiej oddać kolejne.
Czy muszę mieć spisane procedury?
Nie muszą być rozbudowane. Wystarczy krótka notatka: co ma być efektem, gdzie są materiały, kogo zapytać. Często osoba, której przekazujesz zadania, sama spisuje procedurę w trakcie pracy.
Ile godzin tygodniowo można w ten sposób odzyskać?
To zależy od firmy, ale u osób, które robią wszystko same, zadania organizacyjne i marketingowe zajmują często kilkanaście godzin tygodniowo. Już oddanie części z nich daje odczuwalną różnicę.
Jak sprawdzać, czy wszystko jest robione, bez kontrolowania każdego kroku?
Umówcie się na cotygodniowe podsumowanie i wspólną listę zadań. Patrzysz na efekty, a nie na to, jak spędzono każdą godzinę.